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Traditionell vs. Hybrid: Die Evolution des Meeting-Raums
Der alte Konferenzraum hat ausgedient. Unternehmen müssen Technologien einsetzen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, zu Hause, im Büro oder unterwegs zusammenzuarbeiten.
Hybrides Arbeiten ist zur Norm geworden, so dass alle Aspekte des Arbeitsplatzes – zu Hause und im Büro – angepasst werden mussten, da hybrides Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Was Besprechungen anbelangt, so hat sich die Funktion eines Meeting-Raums im Vergleich zu der Zeit vor dem hybriden Arbeiten nicht wesentlich verändert: Mitarbeiter brauchen einen Raum, in dem sie zusammenarbeiten können, aber die Hilfsmittel haben sich zweifellos weiterentwickelt. Das Erlebnis in hybriden Konferenzräumen ist heute stärker technologieorientiert. Betrachten wir drei wesentliche Unterschiede zwischen traditionellen und hybriden Konferenzräumen.
1. Unterstützung der Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort
Ein charakteristisches Merkmal des hybriden Arbeitens ist die Möglichkeit, innerhalb und außerhalb des Büros gleichermaßen gut arbeiten zu können. Für konzentriertes Arbeiten sollte der Standort keine Rolle spielen, aber bei Teamarbeit sind Besprechungen der Ort, an dem die Gruppe Dinge erledigt.
Ein hybrider Besprechungsraum muss über AV- und Endgeräte verfügen, die es den Remote-Teilnehmern ermöglichen, sich voll und ganz auf die physisch im Raum anwesenden Personen einzulassen. Kameras, Bildschirme, Beleuchtung und Mikrofone müssen dies in beide Richtungen unterstützen. Remote-Teilnehmer müssen nicht nur alles sehen, was im Raum passiert, sondern auch alle im Raum anwesenden Personen sehen können.
Zu diesem Zweck sollten AV- und IT-Verantwortliche Hardware von erstklassigen Anbietern sowie Hardware-Angebote von UCaaS-Anbietern (Unified Communications as a Service) in Betracht ziehen. Einige Anbieter stellen ihre Hardware selbst her, andere greifen auf Partner aus dem Zubehörmarkt zurück. In jedem Fall ist es wichtig, zu prüfen, wie gut sich die gesamte Hardware in die UCaaS-Software integrieren lässt. Ohne eine nahtlose Integration wird es schwierig, Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort effektiv zu unterstützen.
2. Hochwertiges AV-Erlebnis
Hier kommt die Technologie wirklich ins Spiel und hier haben die Anbieter ihre Leistungen verbessert. KI treibt viele Innovationen voran, sowohl im Audio- als auch im Videobereich. Erstens sind die digitalen Mitarbeiter von heute mit sozialen Medien vertraut und nutzen diese Tools intensiv, um ihre persönliche Marke aufzubauen. Daher erwarten sie dasselbe von Besprechungen, egal ob sie von zu Hause aus arbeiten oder im Besprechungsraum sitzen.
Zweitens verbessert eine bessere AV-Technologie einfach das Sitzungserlebnis, insbesondere für diejenigen, die nicht im Raum sind. Am wichtigsten ist jedoch die Notwendigkeit, KI-Modelle zu füttern. So viele Daten wie möglich für die KI zu sammeln, ist zu einer strategischen Geschäftsanforderung geworden. Besprechungsräume erzeugen eine Vielzahl von Datenströmen, die bisher nicht effektiv genutzt wurden. In diesem Zusammenhang gilt: Je besser die AV-Technik, desto besser die Audio- und Videoeingänge für die KI. Herausragende Beispiele hierfür sind räumliches Audio für bereichernde Gespräche und filmische Videoformate, mit denen Gesichtsausdrücke, Körpersprache und andere physische Indikatoren erfasst werden können.
3. Mehr vernetzte Zusammenarbeit
Dies ist ein weiterer technologiegetriebener Faktor, der in erster Linie zur Unterstützung der KI entwickelt wurde. Da alle Eingaben für die Zusammenarbeit jetzt digital sind, einschließlich Sprache, Text und Video, können sie leicht freigegeben werden, was für hybride Besprechungsräume unerlässlich ist. Je besser sich die Remote-Teilnehmer verbunden fühlen, desto besser ist die Gesamtleistung des Teams. Der Konferenzraum muss dies unterstützen.
Das bedeutet auch, dass die Endpunkte und Geräte im Raum die für die Zusammenarbeit erforderlichen Tools unterstützen und den Remote-Teilnehmern die gleichen Funktionen bieten müssen. Neben einer ausreichenden Bandbreite erfordert ein vernetztes Erlebnis Funktionen, die über die Mehrkanalkommunikation hinausgehen. Beispiele hierfür sind interaktive Whiteboards, an denen alle Teilnehmer in Echtzeit zusammenarbeiten können, oder Mixed-Reality-Headsets für immersive Formen der Zusammenarbeit in 2D und 3D.
KI spielt auch eine immer wichtigere Rolle, wenn es darum geht, die Erfahrungen in Besprechungsräumen vernetzter zu gestalten. Ein Beispiel ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen, bei der KI Aufgaben ausführt, die während des Meetings im Raum anfallen, aber außerhalb des Raums weitergeführt werden – entweder innerhalb des Unternehmens oder extern bei Kunden, Zulieferern und Partnern.
Diese Prozesse müssen nicht mehr warten, bis alle Teilnehmer den Besprechungsraum verlassen haben. So können IT-Verantwortliche ganzheitlicher darüber nachdenken, wie hybride Besprechungsräume einen geschäftlichen Mehrwert bieten können. Bei Technologieinvestitionen geht es nicht nur darum, die Ergebnisse der Besprechungen mit dem Rest des Unternehmens zu verknüpfen, sondern auch darum, alle Teammitglieder während der Besprechung miteinander zu verbinden.
Dieser Artikel wurde aktualisiert, um Branchenveränderungen widerzuspiegeln und das Leseerlebnis zu verbessern.
